Berdasarkan pengalaman saya mengelola acara selama ini, hal-hal yang saya anggap pokok selain jaringan teman kerja, adalah checklist kegiatan.Checklist itu berisi daftar apa saja yang harus dikerjakan, siapa saja yang harus mengerjakan, kapan tenggat waktunya.
Dalam sebuah kursus di PR in practise, saya pernah diberi materi tentang event handling yang di dalamnya memuat form check list. isinya seperti yang saya sebut di atas, ditambah dengan daftar perlengkapan dan peralatan yang diperlukan.
Dalam menyusun check list, diperlukan ketelitian dan memahami detil setiap acara yang diselenggarakan. Salah satu pengajar kursus tersebut menuturkan supaya tidak ada yang terlewatkan dalam check list, kita harus bisa membayangkan acara tersebut seperti apa. Kita visualisasikan dalam pikiran kita acara tersebut, step by step , seakan-akan kita sedang dalam acara tersebut. Dalam menvisulisasikan, akan lebih baik jika dilaksanakan di lokasi kegiatan. Hal tersebut kemudian saya terapkan untuk menyusun daftar disetiap acara yang saya kelola. Terbukti, merekonstruksi kegiatan (apalagi on the spot langsung) dapat meminimalisir hal-hal yang terlewatkan.
Check list yang sudah kita susun, kita bawa terus disetiap rapat dan membuat catatan dalam check list tersebut apa yang sudah dan belum dikerjakan. Setiap detil perkembangannya harus dicantumkan di dalam cek list . Pada saat cek lokasi, sebaiknya memeriksa ulang check list yang kita buat apakah ada yang belum masuk dalam daftar. Biasanya, pada saat cek lokasi sebelum hari H, ada saja yang ketinggalan.
Apabila kegiatan sudah selesai, daftar yang pernah kita susun jangan dibuang, simpan baik-baik untuk acuan kegiatan yang lain. Pada prinsipnya standar checklist itu hampir sama, tinggal kita modifikasi sesuai kegiatannya. Keculai kegiatan show besar dengan ribuan penonton, standarnya berbeda, walaupun ada hal-hal yang tetap bisa digunakan.
Pasar Sapi 